Die Standardisierung der Aktenführung ist eine Konsequenz aus der MHG-Studie zu Missbrauch in der katholischen Kirche. Dabei waren unter anderem erhebliche Mängel und große Unterschiede zwischen den Bistümern zutage getreten.
Die "Ordnung über die Führung von Personalakten und Verarbeitung von Personalaktendaten von Klerikern und Kirchenbeamten" wurde jetzt im Amtsblatt des Bistums Limburg (November) publiziert. Sie tritt zum 1. Januar 2022 in Kraft - so wie dies wortgleich in allen 27 Bistümern geschehen soll. Der bisher nicht im Detail bekannte Text war von der Vollversammlung der Bischofskonferenz im September beschlossen worden.
Einheitliche und rechtssichere Personalaktenführung
Die katholischen Bischöfe in Deutschland haben damit einheitliche Standards für das Führen der Personalakten etwa von Priestern festgelegt. Damit werde künftig eine lückenlose und manipulationssichere Dokumentation aller Personalvorgänge im Raum der Kirche garantiert, betonte der Bischofskonferenz-Vorsitzende und Limburger Bischof Georg Bätzing: "Wir hatten hier erheblichen Nachholbedarf, weil sich gezeigt hat, dass es in der Vergangenheit vielfach sehr mangelhafte Aktenführung gab." Auf Grundlage der neuen Personalaktenordnung (PAO) sei es möglich, dass Missbrauchsbeschuldigungen künftig in allen Diözesen "verbindlich, einheitlich und transparent dokumentiert" werden, so Bätzing im September.
Ziel der PAO ist laut Präambel die "Sicherstellung einer einheitlichen und rechtssicheren Personalaktenführung im Bereich der Deutschen Bischofskonferenz". Dies gelte "unter Beachtung der anerkannten Grundsätze der Personalaktenführung, namentlich der Transparenz, der Richtigkeit und Vollständigkeit, der Zulässigkeit der Information sowie der Vertraulichkeit" und "unter Berücksichtigung beamten-, arbeits- und kirchenrechtlicher Standards".
Klare Vorgaben
Die Ordnung schreibt fest, welche Informationen in welcher Form in Personalakten aufgenommen werden müssen. Dazu gehören neben allgemeinen Daten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis auch dienstliche Beurteilungen sowie "Unterlagen über Ermittlungs- und Strafverfahren durch staatliche Strafverfolgungsbehörden sowie abschließende Dekrete oder Urteile einer kanonischen Voruntersuchung eines Disziplinar- oder Strafprozesses (ggf. in Kopie) mit einem Vermerk darüber, wo die vollständigen Unterlagen zu diesen Verfahren zu finden sind".
In die Akten von Klerikern sind laut PAO auch "gravierende Beschwerden und Bewertungen über die Dienst- und Lebensführung, kirchenrechtliche Maßnahmen und Strafverfahren" aufzunehmen sowie "Meldungen an römische Dikasterien" - also an Ämter der römischen Kurie.
